Terug naar opdrachten
Procesoptimalisatie · Squadz B.V.

Onboarding van kandidaten, geautomatiseerd

Wat was de aanleiding?

Kandidaten uit Zuid-Afrika die naar Nederland komen, zorgden bij Squadz B.V. voor veel mailverkeer en handwerk. Dat gold voor elke kandidaat opnieuw.

Hoe werkt het?

Een nieuwe kandidaat start de flow. De kandidaat krijgt een welkomstmail met een vragenlijst. Op basis van de antwoorden bepaalt de flow welke documenten nodig zijn en maakt de bijbehorende mappen aan. Daarna ontvangt de kandidaat een uploadlink om de documenten aan te leveren.

De oplossing bestaat uit drie flows in Power Automate. SharePoint bewaart de mappen en documenten, Forms verzorgt de vragenlijst en Outlook de e-mail.

Onboarding van kandidaten, geautomatiseerdVan nieuwe kandidaat tot upload van documenten, in drie Power Automate-flows
01Nieuwe kandidaatSharePoint list02Flow 1Kandidaatmap aanmaken inSharePoint documentenPower Automate03WelkomstmailMail + Forms-linkOutlook04Kandidaat vult inMicrosoft Forms05Antwoorden opgeslagenCandidate Forms list06Flow 2Power Automate07Uploadlink naar kandidaatPersoonlijke mailOutlook08Flow 3Power Automate09Conditionele mappenAlleen wat relevant is10Kandidaat uploadt documentenSharePoint
  1. Nieuwe kandidaat, SharePoint list
  2. Flow 1, Kandidaatmap aanmaken in SharePoint documenten, Power Automate
  3. Welkomstmail, Mail + Forms-link, Outlook
  4. Kandidaat vult in, Microsoft Forms
  5. Antwoorden opgeslagen, Candidate Forms list
  6. Flow 2, Power Automate
  7. Uploadlink naar kandidaat, Persoonlijke mail, Outlook
  8. Flow 3, Power Automate
  9. Conditionele mappen, Alleen wat relevant is
  10. Kandidaat uploadt documenten, SharePoint
  • Power Automate
  • SharePoint / Forms / Outlook

Welke uitgangspunten gelden?

  • – weg met handmatige handelingen;
  • – lage kosten, door bestaande tooling te gebruiken;
  • – snel overzicht per kandidaat.

Wat levert het op?

Squadz grijpt alleen nog in bij belangrijke keuzemomenten. De oplossing is live en draait met de eerste echte kandidaten.

Meer over deze aanpak lees je bij procesautomatisering met Power Automate.

Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen?

Neem contact op