Processen die vanzelf lopen
Herken je dit?
Je stuurt steeds dezelfde mails. Je tikt gegevens over van het ene systeem in het andere. Je maakt mappen en documenten met de hand aan en zit achter ontbrekende stukken aan. Het werk moet gebeuren, maar het kost elke keer dezelfde tijd.
Zulk werk kan vaak vanzelf lopen, zodat jij en je team tijd overhouden voor werk waar een mens echt nodig is.
Wat kun je automatiseren?
Veel handwerk volgt vaste stappen, en vaste stappen zijn te automatiseren. Denk aan:
- – onboarding van nieuwe klanten, medewerkers of kandidaten;
- – documenten verzamelen en op de juiste plek opslaan;
- – goedkeuringen aanvragen en opvolgen;
- – notificaties en herinneringen versturen;
- – een formulier omzetten naar een lijst of een map.
Of jouw proces zich leent voor automatisering, zien we het snelst als we het samen doorlopen.
Voor wie is dit?
Wij werken vanuit Apeldoorn en Hardenberg voor MKB-bedrijven in Oost-Nederland. Je hoeft niet te weten hoe een flow werkt. Jij kent je proces en weet waar het schuurt. Wij zorgen dat het bouwen, testen en uitleggen goed gaat, zodat je er daarna zelf mee verder kunt.
Hoe werkt dat in de praktijk?
Een voorbeeld is Squadz B.V. Kandidaten uit Zuid-Afrika die naar Nederland komen zorgden daar voor veel mailverkeer en handwerk, voor elke kandidaat opnieuw.
Wij bouwden drie flows in Power Automate. SharePoint bewaart de mappen en documenten, Forms verzorgt de vragenlijst en Outlook de e-mail. Een nieuwe kandidaat start de flow en krijgt een welkomstmail met een vragenlijst. Op basis van de antwoorden bepaalt de flow welke documenten nodig zijn en maakt de bijbehorende mappen aan. Daarna ontvangt de kandidaat een uploadlink om de documenten aan te leveren.
Squadz grijpt nu alleen nog in bij belangrijke keuzemomenten. De oplossing is live en draait met de eerste echte kandidaten. Lees de volledige case: onboarding van kandidaten, geautomatiseerd.
Waarom Power Automate?
Power Automate werkt met de Microsoft 365-omgeving die veel MKB-bedrijven al hebben. Je gebruikt dus tools die je al kent, in plaats van een nieuw systeem erbij te nemen. Bij Squadz was dat een bewust uitgangspunt: lage kosten, door bestaande tooling te gebruiken.
Hoe pakken we het aan?
We gaan stap voor stap, en jij houdt de regie over je proces:
- 1. Samen in kaart brengen. We lopen het proces door zoals het nu echt gaat, ook de uitzonderingen.
- 2. Bepalen waar een mens beslist. We leggen vast welke keuzes bij jou of je team blijven en wat de flow kan overnemen.
- 3. Bouwen en testen. We testen met echte gevallen, zodat je ziet dat het werkt zoals jij het bedoelt.
- 4. Overdracht en uitleg. Je weet hoe de flow werkt en wie ervan is. Het eigenaarschap ligt bij jou.
Waar past AI?
Waar het past zetten we AI in, bijvoorbeeld om documenten te lezen of als AI-agent die acties uitvoert. Eerst maken we het proces helder, daarna maken we het slimmer. Meer over onze aanpak vind je bij Automatisering en AI.
Automatiseren werkt het best op een goede basis. In onze blog lees je waarom je bij je datafundament begint, en bij Power BI-dashboards zie je hoe je inzicht krijgt in wat je processen opleveren.